O co zapytać salę, zanim zrobisz konferencję hybrydową?

Konferencja hybrydowa to wydarzenie, które odbywa się jednocześnie na sali i w internecie. Brzmi prosto: stawiasz kamerę, odpalasz transmisję i gotowe. W praktyce najczęściej kończy się tak, że ludzie na sali mają świetny dzień, a ludzie przed ekranami słyszą pogłos, widzą slajdy filmowane krzywo z boku i zadają pytania w czacie, którego nikt nie czyta.

Byłem po obu stronach. Raz jako widz online przez cały dzień słuchałem prelegentów przez mikrofon zawieszony gdzieś pod sufitem. Raz jako prelegent na sali usłyszałem po fakcie, że przez pierwsze dwadzieścia minut transmisja nie miała dźwięku. Dlatego kiedy w naszej firmie zapadła decyzja, że na wiosnę robimy z klientem z Wrocławia wspólny dzień dla zespołów i partnerów, poprosiłem, żeby technika była na mojej głowie. Paulina, która organizuje resztę, odetchnęła.

Najpierw: kto jest twoim widzem

Zanim zacząłem pisać listę, ustaliliśmy jedną rzecz: widz online jest pełnoprawnym uczestnikiem, a nie kimś, kto podgląda przez dziurkę od klucza. To zmienia każde kolejne pytanie. Jeśli połowa ludzi ogląda zdalnie, to dźwięk w transmisji jest tak samo ważny jak nagłośnienie na sali, a pytania z czatu muszą mieć swoją osobę, która je czyta i zadaje prowadzącemu.

Internet: łącze tylko dla transmisji

To pytanie zadaję jako pierwsze, bo bez niego reszta nie ma sensu.

• Czy jest łącze przewodowe dla realizatora, osobne od wifi dla gości? Dwieście osób na sali to dwieście telefonów, które w przerwie kawowej zjedzą każde wspólne łącze.
• Jaka jest prędkość wysyłania, a nie pobierania? Transmisja w dobrej jakości potrzebuje stabilnego wysyłania z zapasem. Prędkość pobierania z reklamy operatora nic tu nie mówi.
• Co, jeśli łącze padnie? Dobra realizacja ma zapas, na przykład router mobilny na drugiej sieci. Swój mobilny router testowałem latem na działce, opisałem to w tekście o pracy zdalnej z internetem mobilnym. Na konferencję to tylko plan B, ale lepszy niż żaden.

Dźwięk: osobny miks do transmisji

Tu najczęściej leżą hybrydowe wydarzenia. Nagłośnienie na sali jest zrobione dla ludzi na sali: głośniki, pogłos pomieszczenia, oklaski. Mikrofon, który zbiera to wszystko do transmisji, daje widzom online dźwięk jak z dworca.

Dlatego pytam, czy realizator może wysłać do transmisji osobny sygnał prosto z mikrofonów prelegentów, bez pogłosu sali. I czy są mikrofony dla publiczności, bo pytanie zadane z trzeciego rzędu bez mikrofonu dla widza online po prostu nie istnieje. Prowadzący może je powtórzyć, ale zawsze zapomni.

Obraz: slajdy prosto z komputera

Drugi grzech: kamera filmuje ekran, na którym są slajdy. Wychodzi krzywo, za jasno, z głową kogoś z pierwszego rzędu. Slajdy powinny iść do transmisji bezpośrednio z komputera prelegenta, a kamera pokazuje człowieka. Najlepiej, gdy realizator może przełączać obraz albo pokazywać oba naraz.

Pytam więc o liczbę kamer, o to, czy jest osoba do realizacji (nie da się tego zrobić z laptopa przy okazji) i o oświetlenie sceny. Prelegent w ciemności z jasnym ekranem za plecami na transmisji zamienia się w sylwetkę.

Dlaczego szukałem wśród sal koncertowych

Tu doszedłem do wniosku, który mnie samego zaskoczył. Najlepiej przygotowane do hybrydy są często miejsca, które na co dzień robią koncerty. Mają porządne nagłośnienie, światło sceniczne, realizatorów, którzy wiedzą, co to osobny miks, i scenę, z której dobrze widać.

Duże sale koncertowe Wrocław ma nie tylko w centrum i od tego zaczęło się nasze szukanie. Terminal Event Center stoi przy ulicy Rakietowej, około dwóch kilometrów od lotniska. Dla nas to ważne, bo część ludzi z Gdańska przyleci, a pięć minut z lotniska to coś innego niż godzina w korkach. Obok jest hotel, a na miejscu ponad 350 miejsc parkingowych dla tych, którzy przyjadą autem. W obiekcie odbywają się koncerty, konferencje i szkolenia, a na stronie wprost piszą o streamingu i wydarzeniach hybrydowych.

Pod naszą liczbę gości pasuje Sala Galileo. Ma 750 m² i w ustawieniu teatralnym mieści 600 osób, więc dwieście osób usiądzie wygodnie, a resztę miejsca można przeznaczyć na stoiska partnerów i kawę. Z mojej listy najbardziej interesowały mnie liczby techniczne: ekran LED 6 na 3 metry, scena 10 na 4 metry, nagłośnienie liniowe (line array), czyli takie, które równo rozkłada dźwięk na dużej sali, i oświetlenie sceniczne LED z pełną paletą barw. Sufit ma od 4,2 do 7 metrów, co przy kamerach i światłach daje oddech.

Nie byliśmy jeszcze na miejscu. Papier wygląda dobrze, ale z papieru nie słychać pogłosu. Na wizję lokalną biorę tę samą listę pytań i laptop, żeby sprawdzić łącze na własne oczy.

Próba techniczna dzień wcześniej

Ostatnia rzecz, której nie odpuszczam: próba dzień przed wydarzeniem, z prawdziwą transmisją wysłaną na prywatny link. Ktoś z zespołu siedzi w domu, ogląda i pisze, co słyszy i widzi. Każdy prelegent podłącza swój komputer i przeklikuje dwa slajdy. To godzina, która ratuje cały dzień.

Do tego kilka drobiazgów, które spisaliśmy z Pauliną we wspólnym kalendarzu zadań (jak go prowadzimy, opisałem w tekście o kalendarzu i zadaniach w małym zespole):

• opóźnienie transmisji to zwykle kilkanaście sekund, więc prowadzący nie może czekać na reakcję czatu „na żywo”,
• nagranie robimy niezależnie od transmisji, w lepszej jakości, bo połowa widzów online i tak obejrzy część później,
• osoba od czatu ma własny laptop i jedną robotę: zbierać pytania i przekazywać je prowadzącemu,
• zapasowy mikrofon i zapasowa przejściówka do laptopa. Zawsze ktoś przyjdzie z komputerem, który ma tylko jedno złącze, i to nie to.

Lista w jednym miejscu

Jeśli sam szukasz sali, zapytaj o: osobne łącze przewodowe i prędkość wysyłania, osobny miks dźwięku do transmisji, mikrofony dla publiczności, liczbę kamer i realizatora, slajdy bezpośrednio z komputera, światło na prelegenta, możliwość próby technicznej dzień wcześniej. Jeśli sala na połowę z tych pytań odpowiada „u nas wszystko jest”, dopytaj jeszcze raz, konkretnie. Dobra sala odpowiada liczbami.