Wspólny kalendarz i tablica zadań dla czteroosobowego biura

Wujek Leszek prowadzi w Gdyni małe biuro rachunkowe: on, dwie księgowe i pani na recepcji. Do niedawna ich system zarządzania wyglądał tak: papierowy kalendarz na biurku recepcji, żółte karteczki na monitorach i „przecież mówiłem ci we wtorek”. Działało, dopóki ktoś nie zachorował. Wtedy nikt nie wiedział, kto z klientów czeka na co.

Poprosił mnie o „jakiś program”. Zamiast programu zaproponowałem dwa proste narzędzia i pięć zasad. Po trzech miesiącach nikt nie chce wracać do karteczek.

Najpierw pytanie, nie narzędzie

Największy błąd, jaki widzę w małych firmach: zaczynają od wyboru aplikacji. Ktoś widział świetne narzędzie w dużej firmie i wdraża je w czteroosobowym zespole. Po miesiącu połowa pól jest pusta, a ludzie i tak piszą do siebie na komunikatorze.

Zanim cokolwiek zainstalowaliśmy, usiedliśmy na pół godziny i odpowiedzieliśmy na trzy pytania:

1. Co się gubi? U wujka: terminy spotkań z klientami i to, kto zajmuje się czyimi dokumentami.
2. Kto musi to widzieć? Wszystkie cztery osoby, także z telefonu.
3. Ile czasu dziennie są gotowi na to poświęcić? Szczera odpowiedź: kilka minut.

Z tych odpowiedzi wyszło jasno, że potrzebny jest wspólny kalendarz i jedna prosta lista zadań. Nic więcej.

Wspólny kalendarz: prawie na pewno już go masz

Jeśli firma ma pocztę w jednym z dużych pakietów biurowych, na przykład Google Workspace albo Microsoft 365, to ma też kalendarze, które można współdzielić. Nie trzeba niczego kupować, trzeba to tylko ustawić.

U wujka zrobiliśmy tak:

• Każdy ma swój kalendarz i widzi kalendarze pozostałych. Nie szczegóły prywatnych spraw, tylko to, że jest zajęty.
• Jeden wspólny kalendarz „Biuro” na rzeczy dotyczące wszystkich: terminy urzędowe, zamknięcie biura, szkolenia, dni, w których przychodzi serwis drukarki.
• Spotkania z klientami wpisuje recepcja do kalendarza osoby, która prowadzi klienta. Z numerem telefonu w opisie. Już nikt nie szuka go w zeszycie.
• Urlopy w kalendarzu, nie w pamięci szefa. Całodzienne wydarzenie „urlop” widać od razu.

Najważniejsza zmiana: kiedy ktoś jest chory, druga osoba otwiera jego kalendarz i wie, do kogo zadzwonić i przełożyć spotkanie.

Lista zadań: prosta tablica z kolumnami

Do zadań wybraliśmy tablicę w stylu kanban. Brzmi poważnie, a to po prostu tablica z kolumnami, między którymi przesuwa się karteczki. Tyle że cyfrowe.

Nasze kolumny:

• Do zrobienia
• W trakcie
• Czeka na klienta
• Zrobione

Cztery kolumny, nie więcej. Kolumna „czeka na klienta” okazała się najważniejsza w całym systemie. W biurze rachunkowym połowa spraw stoi, bo ktoś nie doniósł faktur albo nie podpisał dokumentu. Teraz widać to na pierwszy rzut oka i łatwiej zadzwonić z przypomnieniem.

Każda karta ma: nazwę klienta, jedno zdanie, co trzeba zrobić, osobę odpowiedzialną i termin. Nic więcej. Opcji jest dużo więcej, ale kto je wypełnia, gdy ma na biurku stos dokumentów?

Narzędzi tego typu jest mnóstwo, od osobnych aplikacji po listy zadań wbudowane w pakiety biurowe. Wybierz takie, które:

• działa w przeglądarce i na telefonie,
• ma darmowy lub tani plan dla kilku osób,
• nie wymaga szkolenia, żeby dodać zadanie,
• pozwala wyeksportować dane, gdy kiedyś zechcesz zmienić narzędzie.

Pięć zasad, bez których to nie działa

Narzędzie to połowa sukcesu. Druga połowa to umowa w zespole.

1. Jedno miejsce na zadania. Jeśli coś jest do zrobienia, jest na tablicy. Nie w mailu, nie na karteczce, nie w głowie. Prośba na korytarzu kończy się zdaniem „wrzuć to na tablicę”.
2. Każde zadanie ma jedną osobę. Nie „dziewczyny”, nie „biuro”. Jedno imię. Zadanie wspólne to zadanie niczyje.
3. Pięć minut rano. Przy kawie wujek otwiera tablicę na dużym monitorze i wszyscy patrzą, co jest w kolumnie „w trakcie” i co utknęło. Bez prezentacji, bez spotkania na godzinę.
4. Sprzątanie w piątek. Zrobione przenosi się do archiwum, stare karty albo się kończy, albo usuwa. Tablica z dwustoma kartami przestaje być czytelna.
5. Szef też używa. To najtrudniejsza zasada. Jeśli szef nadal rozdaje zadania ustnie, system umiera w dwa tygodnie. Wujek się pilnował, choć przyznaje, że pierwszy tydzień był „jak nauka jazdy na nartach po czterdziestce”.

Bezpieczeństwo, bo to biuro rachunkowe

W biurze, które przetwarza dane klientów, trzeba o tym pomyśleć od początku:

• Konta firmowe, nie prywatne. Każda osoba loguje się swoim firmowym kontem. Gdy ktoś odchodzi, wyłączasz mu dostęp jednym kliknięciem.
• Weryfikacja dwuetapowa na kontach z dostępem do kalendarzy i poczty.
• Minimum danych w zadaniach. Na tablicy „Kowalski, deklaracja do poniedziałku”, a nie numery kont i PESEL-e. Dokumenty zostają w systemie księgowym.
• Hasła w menedżerze, nie na karteczce pod klawiaturą. Wdrażałem to wcześniej u rodziców, o czym pisałem w tekście o menedżerze haseł, i w biurze działa tak samo.

Przy okazji: w biurach rachunkowych w tym roku i tak dużo się zmienia przez KSeF, więc dobrze mieć porządek w zadaniach, zanim przyjdzie fala pytań od klientów. Co KSeF oznacza dla najmniejszych firm, opisałem w tekście o KSeF z perspektywy freelancera.

Co bym zrobił inaczej

Na początku dodałem za dużo etykiet: kolory dla typów klientów, priorytety, kategorie. Nikt ich nie używał. Po miesiącu zostawiliśmy jedną etykietę: „pilne”. Jest czerwona i w zwykły wtorek wisi na dwóch, najwyżej trzech kartach. W kwietniu, przy zeznaniach rocznych, było ich jedenaście, i wtedy pięć minut rano przy kawie trwało dwadzieścia.