Lista zadań, kalendarz czy jedna kartka?

Wrzesień to drugi styczeń. Wracamy z urlopu wypoczęci, pełni planów i przekonani, że tym razem „ogarniemy się” na dobre. Wiem, bo sam do nich należę, i to nie pierwszy raz.

W tym roku postanowiłem podejść do tego jak programista: zamiast instalować pierwszą lepszą aplikację, zrobiłem test. Przez sierpień, po tygodniu lub dwóch na każde, sprawdzałem trzy różne podejścia do planowania dnia. Kryterium było jedno: czy po tygodniu nadal mi się chce.

Zanim zaczniesz: aplikacja nie jest systemem

Najważniejsza lekcja przyszła szybko. Aplikacja do planowania to tylko narzędzie. Jeśli nie masz nawyku, żeby do niej zaglądać, najładniejsza aplikacja świata będzie tylko ikoną na trzecim ekranie telefonu.

To ta sama pułapka, którą opisywałem przy aplikacjach do budżetu domowego: najlepsze narzędzie to to, którego nadal używasz po miesiącu. Dlatego testowałem nie funkcje, tylko podejścia.

Podejście 1: klasyczna lista zadań

Jak działa

Wszystko, co masz do zrobienia, ląduje na liście. Aplikacje do zadań pozwalają dodać termin, przypomnienie, podzielić zadania na projekty (praca, dom, zakupy) i odhaczać zrobione. Większość systemów ma zresztą prostą listę zadań wbudowaną, a osobnych aplikacji jest mnóstwo.

Jak mi poszło

Pierwsze trzy dni: euforia. Wrzuciłem sześćdziesiąt zadań, od „wymienić żarówkę w łazience” po „nauczyć się podstaw gry na ukulele”. Czwartego dnia otworzyłem aplikację, zobaczyłem sześćdziesiąt zadań i zamknąłem ją z poczuciem winy.

Lista zadań jest świetna jako magazyn, czyli miejsce, gdzie zapisujesz wszystko, żeby nie trzymać tego w głowie. Słabo działa jako plan dnia, bo nie mówi, co zrobić teraz. Poprawiło się, gdy zacząłem codziennie rano wybierać z listy tylko kilka zadań na „dziś”.

Dla kogo

Dla osób z wieloma drobnymi sprawami, które łatwo zapomnieć. Pod warunkiem regularnego sprzątania listy.

Podejście 2: bloki w kalendarzu

Jak działa

Zamiast listy zadania trafiają do kalendarza jako konkretne bloki czasu. Nie „napisać raport”, tylko „wtorek 9:00-10:30: raport”. Metoda nazywa się po angielsku time blocking. Wystarczy zwykły kalendarz w telefonie i komputerze, ten sam, w którym masz spotkania.

Jak mi poszło

Najlepiej z trzech, jeśli chodzi o pracę. Kiedy zadanie ma swoje miejsce w kalendarzu, przestaje być wiszącym wyrzutem sumienia. Przy okazji wyszło na jaw, jak mało mam wolnego czasu między spotkaniami. Wcześniej myślałem, że „jakoś się zmieszczę”. Kalendarz pokazał czarno na białym, że nie.

Minusy: pierwsze dni to ciągłe przesuwanie bloków, bo wszystko trwało dłużej, niż planowałem. Po tygodniu zacząłem dodawać do każdego bloku zapas mniej więcej jednej trzeciej. Wtedy plan zaczął się pokrywać z rzeczywistością.

Drugi minus: dla spraw domowych to przesada. Blok „podlać kwiatki 18:05-18:10” to już karykatura.

Dla kogo

Dla osób, które mają dużo pracy wymagającej skupienia i dużo spotkań. Jeśli w pracy już używacie wspólnych kalendarzy, jak w biurze, które opisywałem w tekście o kalendarzu i zadaniach w małym zespole, to bonus: współpracownicy widzą, że masz zajęte, i rzadziej wrzucają ci spotkanie w środek pracy.

Podejście 3: trzy zadania dziennie

Jak działa

Najprostsze. Każdego ranka (albo wieczorem dzień wcześniej) wybierasz trzy najważniejsze rzeczy na dziś. Tylko trzy. Możesz je zapisać w aplikacji, w notatce albo na kartce przyklejonej do monitora. Jeśli zrobisz trzy, dzień jest udany. Wszystko inne to bonus.

Jak mi poszło

Zaskakująco dobrze. To podejście wymaga najmniej narzędzi i najwięcej myślenia, bo trzeba wybrać, co naprawdę jest ważne. A to zmusza do decyzji, których lista z sześćdziesięcioma zadaniami pozwalała unikać.

Minus: łatwo o drobiazgach zapomnieć. Po tygodniu tylko na trzech zadaniach okazało się, że nie zapłaciłem rachunku za telefon, bo „nie był ważny”.

Dla kogo

Dla każdego, kogo przytłaczają rozbudowane aplikacje. I dla osób, które mają tendencję do bycia zajętymi, ale nie robienia tego, co ważne.

Co zostało po miesiącu

Nie wybrałem jednego zwycięzcy. Zostało połączenie, które działa u mnie:

1. Lista zadań jako magazyn na wszystko, co wpada do głowy. Zapisuję od razu, sprzątam w piątek.
2. Rano pięć minut: wybieram z listy trzy najważniejsze rzeczy na dziś.
3. Najważniejsze z nich wstawiam do kalendarza jako blok, z zapasem czasu.
4. Drobiazgi z terminem (rachunki, urodziny) mają przypomnienia, żeby nie zginęły.

Brzmi skomplikowanie, a zajmuje mniej niż dziesięć minut dziennie.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze aplikacji

• Synchronizacja telefon i komputer. Zadanie wpisane w tramwaju musi być widoczne przy biurku.
• Szybkie dodawanie. Jeśli zapisanie zadania trwa dłużej niż kilka sekund, będziesz zapisywać w głowie. A głowa zapomina.
• Połączenie z kalendarzem, jeśli chcesz planować w blokach.
• Eksport i cena. Sprawdź, co jest w darmowej wersji, i czy da się zabrać dane, gdy zechcesz zmienić aplikację.
• Mniej funkcji to często lepiej. Tagi, priorytety w pięciu kolorach i wykresy produktywności to świetna zabawa na pierwszy tydzień. Potem przeszkadzają.

Kartka z trzema zadaniami nadal wisi na moim monitorze. Dzisiaj: przegląd kodu kolegi, mail do księgowej, rachunek za telefon. Tym razem rachunek jest na liście.